Open standaarden: de stille motor achter vertrouwen en samenwerking

Een interview met Cees Buijs en Hans Mulder

Waarom open standaarden meer zijn dan techniek

Digitalisering dwingt organisaties tot samenwerking in ketens die vaak complex en
internationaal zijn. Daarbij draait het niet alleen om snelheid en efficiëntie, maar ook om
vertrouwen. “Open standaarden zijn geen technische details”, zegt Hans Mulder. “Ze
vormen de ruggengraat van communicatie en samenwerking. Zonder open standaarden is
het alsof iedereen een andere taal spreekt.” Cees Buijs vult aan: “Als organisaties digitaal
informatie uitwisselen via open standaarden, ontstaat er herkenning. Je weet wie de ander
is, wat hij doet, en hoe betrouwbaar hij daarin is. Dat schept vertrouwen, en vertrouwen is
de basis van samenwerking.”

Open standaard: basis voor vertrouwen

Veel managers zien vertrouwen vooral als een kwestie van relaties. Maar Buijs legt uit dat er
meer achter zit: “Vertrouwen is de positieve verwachting van betrouwbaarheid. En
betrouwbaarheid kent twee dimensies: willen en kunnen. Als je beide kunt aantonen,
ontstaat vertrouwen.” Open standaarden spelen hier een sleutelrol. Ze maken afspraken
toetsbaar. Met een open standaard zijn oorzaken en gevolgen in besluitvorming navolgbaar.
Of zoals Buijs het zegt: “Je kunt de keten volgen, en daardoor is je werk toetsbaar. Dat
ontlast van eindeloos papierwerk, want het dossier bouw je automatisch op.” Zelfs bij
conflicten of arbitrage bieden open standaarden houvast. Ze maken afspraken
controleerbaar, en rechtbanken en arbitrage-instituten gebruiken ze steeds vaker als
onderbouwing.

_{Open standaarden leggen de basis voor vertrouwen. En vertrouwen is de basis voor samenwerking.}

De barrières: van eigenbelang tot datadeling

Toch aarzelen veel organisaties om open standaarden te omarmen. “De grootste barrière is
dat men vasthoudt aan het eigen belang”, zegt Buijs. “Het idee: het is mijn data. Maar in de
praktijk is die data vaak ook de data van de keten. Zonder gedeeld belang wordt
samenwerking stroef.”
Een tweede barrière is miscommunicatie. Wie geen gezamenlijke taal hanteert, verliest tijd
en energie in eindeloze discussies over definities, formaten en verantwoordelijkheden.
“Open standaarden nemen dat obstakel weg en zorgen voor een gedeeld referentiekader”,
aldus Mulder.

Drie beslissingen in de eerste 90 dagen

Hoe kunnen bestuurders en managers deze barrières doorbreken? Mulder en Buijs
formuleren drie concrete beslissingen die in de eerste 90 dagen genomen moeten worden:

1. Kies een bestaande standaard
   “Creëer nooit je eigen standaard”, benadrukt Mulder. “Een standaard is per definitie iets gezamenlijks. Kijk naar bestaande en gedragen initiatieven, zoals de BDI (Basis Data Infrastructuur) , die Europees wordt gesteund.”
2. Maak rollen en verantwoordelijkheden expliciet
   Volgens Buijs is het cruciaal om helder te zijn: “Wie doet wat, wie kan wat, en wie is
   waarvoor verantwoordelijk? Door dit vanaf het begin vast te leggen, voorkom je
   misverstanden en bouw je aan betrouwbaarheid.”
3. Breng de bestaande processen in kaart
   “Inventariseer eerst de huidige processen”, adviseert Buijs. “Dan zie je waar de
   pijnpunten zitten en welke processen als eerste in aanmerking komen om via open
   standaarden te verbeteren.”

_{Ook voor de logistiek geldt: maak gebruik van bestaande standaarden zoals de BDI.}

Van korte termijn naar duurzame borging

De eerste beslissingen zijn belangrijk, maar borging op lange termijn is de echte uitdaging.
Wat zijn de risico’s als organisaties te snel tevreden zijn?

• Schijntransparantie: zonder heldere afspraken lijkt er openheid, maar is er in werkelijkheid onduidelijkheid.
• Fragmentatie: als afdelingen of partners eigen varianten ontwikkelen, ontstaan weer
  eilandjes.
• Afhankelijkheid van leveranciers: wie standaarden niet borgt in contracten, loopt
  kans op nieuwe vormen van vendor lock-in.

Managers doen er goed aan om vanaf dag één borging in te bouwen: maak conformiteit aan standaarden onderdeel van contracten, voer periodieke audits uit en stel datastewards aan die toezien op naleving.

Praktische adviezen voor managers

Voor bestuurders en managers in logistiek en ICT zijn de lessen helder:

• Werk vanuit het ketenbelang: stel de klant-tot-klant-keten centraal en verminder het denken in eilanden.
• Leg mate van toetsing vast: gebruik open standaarden om beslissingen en afspraken
  navolgbaar te maken.
• Begin klein: start met een pilotproces waar veel frictie zit, toon de winst aan, en
  schaal daarna op.
• Veranker governance: wijs duidelijke rollen toe (standaardbeheerder,
  proceseigenaar, datasteward) en koppel prestatie-indicatoren aan hun
  verantwoordelijkheden.
• Gebruik inkoop als hefboom: vraag leveranciers om aantoonbare conformiteit met
  open standaarden en maak dit tot een harde eis.

_{Advies: stel de klant-tot-klant keten centraal en verminder het denken in eilanden.}

Conclusie: open standaarden als strategische keuze

Open standaarden zijn veel meer dan een technische afspraak. Ze vormen de basis voor
vertrouwen, samenwerking en efficiëntie in ketens die steeds complexer worden. Managers
die dit begrijpen, zien dat standaarden niet beperken, maar juist ruimte scheppen voor
innovatie, samenwerking en duurzame relaties.
Of zoals Buijs het samenvat: “Kunnen toetsen is de sleutel. Daarmee bouw je niet alleen
systemen, maar ook vertrouwen.” En Mulder besluit: “Wie open standaarden kiest, kiest
voor samenwerking die werkt. Het is geen modewoord, het is een randvoorwaarde.”

Over de geïnterviewden:

Cees Buijs is voormalig senior adviseur Stadsontwikkeling en Management Rotterdam

Hans Mulder is ondernemer, hoogleraar, IT-expert en mediator met meer dan 30 jaar ervaring in IT-governance, enterprise engineering en conflictoplossing.